会計ソフトは日常の取引を記帳する為に入力する為のソフトであり、従来より各社からリリースされています。ソフトを購入してパソコンにインストールするものが主流ですが、毎月または半年単位・1年単位でレンタル料を支払うタイプのものもあります。
クラウド会計ソフトの特徴として、皆様が一番便利に思われるポイントは銀行取引の自動化です。日頃利用しているインターネットバンキングやクレジットカードのWeb明細の設定をクラウド会計ソフトに登録することで、クラウド会計ソフトは次の処理を行います。
○複式簿記の要領に従い仕訳を計上
電話代や電気代など口座振替業者から推測できるものは勘定科目の推測もします
○総勘定元帳や残高試算表にも反映(従来の会計ソフトと同様)
自動認識機能として、他にもスキャナで読み取ったレシート・スマートフォン等で撮影したレシートをもとに帳簿付けできる機能も搭載されています。全国チェーンの小売店が発行するレシートでしたら画像をもとに「日付」「金額」「勘定科目」「取引先」まで自動で認識してくれるケースもあります。
これまでのインストール版会計ソフトは、ソフトをインストールしたパソコンしか入力作業はできませんでした。会計事務所やソフト提供会社の機能を使って会計データをインターネットを使ってバックアップをされているケースも多いと思いますが、お手元の入力端末が突然のトラブルで動かなくなってしまったら、別の端末にソフトをインストールする等対応が必要になってきます。代用のパソコン等があればまだよいのですが、再セットアップ費用が必要になったり、新しいパソコンには古い会計ソフトが登録できないからソフトの買換が必要になることもあります。
クラウド会計ソフトならインターネット環境があれば、ログインIDとパスワードを入力することでどんな端末からもソフトに入力することができます。さらに、スマートフォンやタブレット用に無料アプリが提供されていますので、導入された方の中には「入力はスマホアプリしか使っていない」という方もいらっしゃいます。
クラウド会計ソフトは他にも機能が満載です。
・レジ売上のデータも連動できる(csvファイルに切り出すことができればOK)
・請求書発行機能と売上計上が連動する
・クラウド会計ソフトに登録した金融機関に売掛金が入金されると、回収取引を推測する
・取引先への支払処理(買掛金支払)を登録するとインターネットバンキング振込データ
を自動作成してくれる(事前に取引先の振込先など登録が必要です)
主なクラウド会計ソフトの特徴を紹介しました。
でも、私も事業主の一人として日々利用している中で、一番有難い機能は次の機能だと考えています。
しっかりと入力がされていればクラウド会計ソフトはリアルタイムで試算表だけでなく、月単位の収支の状況をグラフにして分かりやすく示してくれます。また、これまでの入力状況を踏まえ、期末の収支状況も推測してくれるのです。実は、リアルタイムで業績をつかむことこそ経営の効率化の最重要ポイントです。
クラウド会計ソフトを導入し、リアルタイムで業績を把握でき、改善につながった事例は
「クラウド会計ソフト導入事例」でご紹介します。